Polityka prywatności

§1 Wprowadzenie

1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka") opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji Vitamy (dalej: „Aplikacja"), dostępnej pod adresem https://vitamy.app.
2. Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO").
3. Terminy pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Aplikacji dostępnym pod adresem vitamy.app/regulamin.

§2 Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych, o których mowa w § 4 ust. 1 poniżej (dane Usługobiorców oraz osób odwiedzających stronę https://vitamy.app), jest:
   Tomasz Nowak
   ul. Tomaszowska 108, 93-643 Łódź
   tel: 538 635 001
   prowadzący działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy — Prawo przedsiębiorców
   
   (dalej: „Administrator" lub „Vitamy").
2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem:
   1. poczty elektronicznej — pod adresem: kontakt@vitamy.app,
   2. poczty tradycyjnej — pod adresem wskazanym w ust. 1 powyżej.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Obowiązek wyznaczenia IOD nie powstaje wobec Administratora na podstawie art. 37 ust. 1 RODO.

§3 Role Administratora i Podmiotu przetwarzającego

1. W relacji z Usługobiorcami (właścicielami obiektów noclegowych korzystającymi z Aplikacji w ramach zawartej Umowy), Administrator działa jako administrator danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.
2. W relacji z Gośćmi Usługobiorców (osobami, którym Usługobiorca udostępnia funkcjonalności Aplikacji w ramach świadczenia usługi noclegowej — np. poprzez kod QR), Administrator działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO. Administratorem danych osobowych Gości jest Usługobiorca (właściciel obiektu), który powierza Administratorowi ich przetwarzanie na zasadach wynikających z Regulaminu oraz odrębnej umowy powierzenia, jeżeli zostanie zawarta.
3. Postanowienia niniejszej Polityki dotyczą głównie relacji, w której Vitamy działa jako Administrator. Dla roli Podmiotu przetwarzającego szczegółowe zasady przetwarzania określa umowa powierzenia lub, w jej braku, standardowe warunki powierzenia stosowane przez Administratora na podstawie art. 28 RODO.

§4 Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Usługobiorcy (właściciele obiektów)

W związku z zawarciem i wykonaniem Umowy Administrator przetwarza następujące kategorie danych Usługobiorców:

Cele i podstawy prawne przetwarzania:

1. Zawarcie i wykonanie Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — świadczenie Usługi, utrzymanie Konta, obsługa płatności, wsparcie techniczne.
2. Realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — wystawianie rachunków, prowadzenie dokumentacji rozliczeniowej, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów.
3. Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie analityki technicznej w celu usprawniania Aplikacji, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.

4.2. Goście Usługobiorców

W zakresie, w jakim Administrator przetwarza dane Gości jako Podmiot przetwarzający na zlecenie Usługobiorcy, przetwarzane są w szczególności:

Podstawą przetwarzania danych Gości przez Administratora jest art. 28 ust. 3 RODO — powierzenie przetwarzania przez Usługobiorcę działającego jako administrator danych Gości. Cele przetwarzania są zgodne z celami wskazanymi przez Usługobiorcę.

4.3. Osoby odwiedzające stronę vitamy.app

Od osób odwiedzających publiczną stronę Aplikacji (w tym strony marketingowe, cennik, demo) Administrator przetwarza:

Cele i podstawy prawne:

1. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — w zakresie cookies analitycznych i marketingowych, zapisu do listy mailingowej, zapisania danych z formularza lead.
2. Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — prowadzenie statystyk ruchu w celach rozwoju produktu i marketingu, zapewnienie bezpieczeństwa strony.
3. Podjęcie działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — w zakresie obsługi zapytań kontaktowych dotyczących Usługi.

§5 Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

1. W celu świadczenia Usługi Administrator korzysta z następujących podmiotów przetwarzających, którzy przetwarzają dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań:

2. 2.Administrator może także przekazywać dane osobowe podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organom ścigania, sądom, organom podatkowym), w zakresie i w celu wynikającym z tych przepisów.
3. 3.Dane osobowe Usługobiorców nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

§6 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Część podmiotów przetwarzających wskazanych w § 5 powyżej (w szczególności Resend oraz Google) posiada siedzibę w Stanach Zjednoczonych.
2. Przekazanie danych do tych podmiotów odbywa się na podstawie:
   1. Standardowych klauzul umownych (Standard Contractual Clauses) przyjętych przez Komisję Europejską — na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c RODO,
   2. Decyzji o adekwatnym stopniu ochrony danych Komisji Europejskiej dotyczącej programu EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja z dnia 10 lipca 2023 r.) — w zakresie, w jakim odbiorca przystąpił do tego programu.
3. Administrator dokłada starań, aby przekazywanie danych poza EOG odbywało się wyłącznie w niezbędnym zakresie, a tam, gdzie jest to możliwe, wybiera dostawców posiadających infrastrukturę zlokalizowaną w UE.

§7 Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie są usuwane lub anonimizowane, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa.
2. Szczegółowe okresy przechowywania:

§8 Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:
   1. prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
   2. prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO);
   3. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   5. prawo do przenoszenia danych — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania ich innemu administratorowi (art. 20 RODO);
   6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
   7. prawo do wycofania zgody — w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody (art. 7 ust. 3 RODO);
   8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
2. W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w § 2 ust. 2 Polityki. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia tego terminu o kolejne dwa miesiące w przypadkach szczególnie skomplikowanych.
3. W odniesieniu do danych Gości, dla których Administratorem jest Usługobiorca (właściciel obiektu noclegowego), żądania związane z realizacją praw należy kierować w pierwszej kolejności do Usługobiorcy. Administrator, w roli Podmiotu przetwarzającego, wspiera Usługobiorcę w realizacji jego obowiązków wynikających z RODO.

§9 Pliki cookies i podobne technologie

1. Aplikacja oraz strona https://vitamy.app wykorzystują pliki cookies oraz podobne technologie (m.in. localStorage, sessionStorage) w następujących celach:
   1. cookies niezbędne — zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji, sesji zalogowania, preferencji językowych. Cookies te nie wymagają zgody i nie mogą zostać wyłączone bez wpływu na funkcjonalność Aplikacji (art. 173 ust. 3 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne).
   2. cookies analityczne — gromadzenie anonimowych (lub pseudonimizowanych) informacji o sposobie korzystania z Aplikacji, w celu rozwoju produktu. Wykorzystywane wyłącznie za zgodą osoby odwiedzającej (PostHog).
2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej — w tym zablokować lub usunąć cookies. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe działanie Aplikacji.

§10 Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osób, których dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO).

§11 Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych, w szczególności:
   1. szyfrowanie połączeń z Aplikacją (SSL/TLS);
   2. szyfrowane przechowywanie haseł (hashing);
   3. kontrolę dostępu opartą na rolach (Role-Based Access Control);
   4. wieloskładnikowe uwierzytelnianie dla kont administracyjnych;
   5. regularne kopie zapasowe;
   6. logowanie zdarzeń bezpieczeństwa.
2. Mimo stosowania powyższych środków Administrator informuje, że żaden sposób przekazywania danych przez Internet ani sposób przechowywania danych w formie elektronicznej nie jest w pełni bezpieczny. Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić dane osobowe, jednak nie może zagwarantować ich absolutnego bezpieczeństwa.

§12 Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Aplikacji lub pojawienia się nowych dostawców usług.
2. O istotnych zmianach Polityki Administrator poinformuje Usługobiorców za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatu w Aplikacji z wyprzedzeniem nie krótszym niż 7 dni przed wejściem zmian w życie.
3. Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo dostępna pod adresem vitamy.app/polityka-prywatnosci.

§13 Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• e-mail: kontakt@vitamy.app
• adres: ul. Tomaszowska 108, 93-643 Łódź